¿Qué es el Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)?

El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), define el “Reporte de operación Sospechosa” (ROS por sus siglas), como el formato en el cual los sujetos obligados informan a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) o Unidad de Análisis Financiero (UAF) que se detectó una operación sospechosa.

El nombre de la Unidad a la cual se debe reportar dependerá del país donde estemos operando, en el caso de Chile se le llama Unidad de Análisis Financiero (UAF), en Colombia se le llama Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en México, Costa Rica, Perú, Argentina, entre otros, se le llama Unidad de Inteligencia Financiera (UIF).

EL GAFI, nos indica que la Unidad de Información Financiera (UIF), en algunos países Unidad de Inteligencia Financiera, es un organismo público, en la mayoría de los casos en el ámbito del Ministerio de Justicia o el Ministerio de Hacienda, que recibe, analiza y difunde las informaciones financieras que recibe de los sujetos obligados. 

En su Recomendación 29 el GAFI (40 Recomendaciones) indica que todos los países deben establecer una Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) que sirva como un centro nacional para la recepción y análisis de: (a) reportes de transacciones sospechosas; y (b) otra información relevante al lavado de activos, delitos determinantes asociados y el financiamiento del terrorismo, y para la comunicación de los resultados de ese análisis. La UIF debe ser capaz de obtener información adicional de los sujetos obligados, y debe tener acceso oportuno a la información financiera, administrativa y del orden público que requiera para desempeñar sus funciones apropiadamente.

La Importancia del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)

La Unidad de Análisis Financiero (UAF) en Chile, nos indica que el Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) es uno de los insumos que permite a la UAF iniciar el proceso de inteligencia financiera, y con esto, poder descartar o confirmar indicio de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo (LA/FT), de ahí la gran importancia que tiene este reporte para las Unidades de Inteligencia Financiera en todos los países, y lo relevante de realizar un Reporte de Operaciones Sospechosas de Calidad.

El Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) se efectúa cuando se detectan anomalías o desfases en el comportamiento de clientes con respecto a su comportamiento transaccional, usos y/o costumbres según de la actividad que se trate, o bien cuando se trate de actividades ejecutadas por personas detectadas en Listas de Sanciones Internacionales o Locales de cada País.

Estas operaciones deben ser informadas a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) o Unidad de Análisis Financiero (UAF) según el país donde estemos operando a través de un formulario electrónico disponible en el portal de Entidades Supervisadas, de ahí la importancia de contar con herramientas tecnológicas que permitan agilizar este procesamiento de información y poder generar Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) de Calidad;  Snap Compliance le permite a las unidades de Cumplimiento poder trabajar de forma colaborativa con toda la organización par detectar e informar de forma oportuna los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS).

Solución de Software para Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS)

Los marcos normativos hoy en día exhortan a los Sujetos Obligados (entidades reguladas) a contar con herramientas tecnológicas adecuadas y ágiles, que le permitan llevar a cabo el monitoreo constante de sus clientes, proveedores y colaboradores, para detectar posibles alertas, con el propósito de identificar y detectar operaciones inusuales o sospechosas. 

Estas herramientas deberán ser capaces de monitorear todas las transacciones realizadas por sus clientes a través de los diversos productos y servicios, prestando especial atención a aquellas que se efectúen con dinero en efectivo, generando así el Reporte de Operaciones en Efectivo (ROE).

Snap Compliance les permite a los Sujetos Obligados reportar de forma ágil a los entes reguladores estas operaciones inusuales identificadas, ya sean de naturaleza computacional o producto del monitoreo de las áreas encargadas de ejecutar los servicios a los clientes, brindando un informe completo de estas operaciones.

Tipos de Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS)

Los tipos de Operaciones Sospechosas pueden ser varios, pero los podemos agrupar en dos grandes grupos:

Operaciones Sospechosas de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo (LA/FT)

Este tipo de operaciones sospechosas las detectaremos por medio del monitoreo transaccional de los clientes, analizando sus criterios cualitativos y cuantitativos; por medio de la generación de diferentes alertas según el giro de negocio de la organización, además, del comportamiento que se busque analizar.

Entre los tipos de alertas que podemos ver en este tipo de operaciones sospechosas tenemos:

1. Clientes que tienen un gran volumen de depósitos de cheques, órdenes de pago, transferencias y otros instrumentos negociables, que no guardan relación con el negocio del cliente y sus datos declarados.
2. Clientes que muestran frecuentes transacciones con montos elevados que no guardan relación con el tipo de negocio, esto irá muy ligado al tipo de giro de negocio con el cual se esté trabajando, por ejemplo, no es lo mismo evaluar las transacciones de una Fintech a evaluar el comportamiento de una Aseguradora o Cooperativa de Ahorro y Crédito.
3. Clientes que muestran frecuentes transacciones con dinero en efectivo, para un negocio que generalmente no maneja grandes sumas de dinero en efectivo; importante poder identificar el origen de los recursos y cuando aplique generar el Reporte de Operaciones en Efectivo.
4. Cambios repentinos e inconsistentes en las transacciones y formas de manejo; o bien un número pequeño de depósitos con montos altos en instrumentos que raramente son utilizados por el Cliente.
5. Clientes con una recepción alta de transferencias pequeñas de dinero, o depósitos de cheques e inmediatamente se transfieren casi todos los fondos a otra ciudad o país, cuando la actividad no es consistente con el historial del cliente, lo que conocemos como “Puenteo”.
6. Depósitos o retiros en los cuales los montos transados no guardan proporción con la actividad económica e ingresos reportados en la solicitud de apertura de cuenta de Cliente.
7. Depósitos de fondos en varias cuentas en cantidades debajo del límite a reportarse que son luego consolidados en una cuenta clave y transferidos fuera del país.  Es importante que la herramienta de monitoreo pueda generar relaciones entre las transacciones que se ejecutan dentro de la cartera de clientes.
8. Instrucciones para transferir fondos al extranjero y luego esperar que la misma cantidad le sea transferida de otras fuentes.
9. Depósitos y retiros de grandes sumas de dinero por medio de transferencias, a través de países cuyo nivel de actividad económica no justifiquen montos y frecuencias de tales transacciones.

Estos son algunos de los ejemplos de posibles alertas con las cuales se pueden identificar las Operaciones Sospechosas; para la generación del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS), se deberá tomar estas alertas y otros tipos de alertas y completarlos con la información cualitativa del cliente para generar Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) de calidad, es importante recordar que la Recomendación 10 del GAFI nos indica que se debe identificar el beneficiario final, así como el propósito de a relación comercial en cada transacción que se lleva a cabo.

Coincidencias en Listas de Sanciones Internacionales y Locales

Respecto a la revisión en Listas de Sanciones Internacionales y Locales va a depender mucho del país donde estemos operando.  Las listas más utilizadas e indicadas en las normativas para la verificación de los Clientes son las siguientes:

1. CSNU / ONU - Comités del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas
2. OFAC - Office of Foreign Assets Control
3. Unión Europea
4. Banco Mundial
5. FBI - Federal Bureau of Investigation
6. INTERPOL - Organización International de Policía Criminal
7. OCCRP- Organized Crime and Corruption Reporting Project

Periódicamente, nuestros sistemas de Monitoreo deben estar verificando estas y otras listas para poder detectar posibles coincidencias con Clientes y las personas relacionadas como Representantes Legales, Autorizados, Relaciones Comerciales, Beneficiarios Finales, entre otros.

Otra buena práctica que deben poder realizar nuestros Sistemas de Monitoreo, a la hora de verificar nuestros Clientes, es la posible coincidencia en noticias relacionadas al Lavado de Activos, Fraude, Sobornos, Enriquecimiento Ilícito o cualquier otro delito que apoye este flagelo en la sociedad.  Nuestro sistema de Monitoreo deberá generar las posibles alertas para posteriormente verificarlas y poder generar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS).

Las herramientas de Monitoreo para Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo deben brindar la agilidad que los departamentos de cumplimiento Normativo requieren para el monitoreo de sus Clientes, Proveedores y Colaboradores, para la detección de cambios anómalos en su comportamiento y así generar las posibles alertas que le permitan dar el seguimiento requerido a los encargados del Departamento de Cumplimiento, todo este trabajo debe permear en la cultura de la organización, por tal motivo los aplicativos de software deben permitir e impulsar el trabajo colaborativo de la organización en cada una de sus líneas de defensa.

Le invitamos a contactarnos y conversar sobre sus requerimientos, será un gusto escucharle y compartir experiencias, para que en conjunto busquemos la forma de agilizar el trabajo operativo de su departamento de cumplimiento y fomentar el trabajo colaborativo dentro de su organización en lo que respecta a cumplimiento normativo.