Compliance para PYMES

Compliance para PYMES

Antecedentes

Sabían ustedes que de acuerdo con los informes del Estado elaborados por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) con base en datos del Banco Central de Costa Rica ya para el 2017 existían en Costa Rica 130.388 Pymes, lo que representa el 97.5% del parque empresarial del país en ese momento, aportando más del 33% del empleo para el país.

Según el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) para el 2019 el crecimiento de las Pymes se estimaba en más de un 9.8%, alcanzando un estimado de 396.796 hogares que desarrollan actividades económicas.

Ahora bien, como podemos ver estos números han ido aumentando con el transcurrir de los años, pero lo que si se mantiene es que el sector de las PYMES representa un porcentaje muy importante en la economía de Costa Rica.

Basados en estos datos que es muy probable que usted, algún familiar o persona que usted conozca sea parte de este sector que impulsa la economía de un país que busca en medio de una crisis, crecer y extender sus fronteras, ofreciendo al mundo opciones de alta calidad y con excelentes precios.

Es aquí, exactamente, en esta búsqueda de la calidad, buen servicio, seguridad en los negocios con el mundo que hablaremos del Compliance y las PYMES.

¿Compliance o Cumplimiento Normativo?

Iniciaremos haciendo la siguiente pregunta, ¿Sabe usted que Compliance o Cumplimiento Normativo?

Si ha oído hablar del tema y ya conoce el término, podemos decirle que ya ha dado usted el primer paso en la búsqueda de esa ética empresarial que buscaremos introducir en el este artículo.

Para los que no han escuchado el término de Compliance o bien no lo tienen claro, lo intentaremos decir de una forma clara y sencilla.

El Compliance o Cumplimiento Normativo, son una serie de medidas preventivas y de control, que se integran en los procesos y actividades diarias de las empresas, con el fin de prevenir posibles riesgos, que de materializarse podrían traer abajo años de esfuerzo y capital de una empresa.

Para los que vivimos en Costa Rica, podemos comparar el Compliance de las Empresas con la Revisión Técnica Vehicular (RTV), todos los costarricenses que poseen un vehículo deben llevar periódicamente su vehículo a la revisión Técnica Vehicular para poder circular libremente por las carreteras sin temor a que le apliquen una multa; de igual forma sucede con las empresas a nivel mundial, estas deben cumplir con una serie de normas en cada uno de sus países que operan para poder funcionar, por ejemplo, normas laborales, normas medioambientales, normas tributarias, entre muchas otras.

Como podemos ver en la definición, el Compliance se puede visualizar como una ayuda a las empresas, un impulso en la búsqueda de una ética empresarial, de la mejora continua y en brindar a los clientes una mayor seguridad en los negocios que realizan con nuestra empresa.

Compliance y las PYMES

Luego de comprender lo que es Compliance de forma general, nos planteamos la siguiente pregunta: ¿Aplica el Compliance para las PYMES?

Como expusimos al inicio de este artículo, las PYMES representan un porcentaje alto del sector empresarial de Costa Rica y el comportante es similar en los demás países.  Las PYMES cuentan no solo con un potencial de creación de empleo, sino también de un crecimiento e innovación, podríamos decir que son un pilar fundamental en la economía de los países.

Las PYMES, además, están sujetas a una gran actividad económica, transacciones, compras, ventas y movimientos que están expuestos a gran cantidad de riesgos inherentes que deben ser monitoreados y controlados. 

El objetivo principal de estos controles es prevenir que podamos caer un incumplimiento por medio de fraudes, ejecución de operaciones sospechosas, entre otros riesgos.

Por lo cual, la respuesta a la pregunta es un definitivo SI, las PYMES o empresas pequeñas y medianas, según su definición, también son reguladas para que cumplan con ciertas normativas que ayuden a prevenir y detectar esos posibles riesgos en los que pueden verse involucradas las empresas en su operación diaria.

¿Cómo iniciar con un programa de Compliance?

Usted se estará preguntando: ¿Qué debo hacer para iniciar con un programa de Compliance para mi PYME?, ¿Es esto muy complicado y oneroso?

Como primer paso sería identificar el tipo de PYME de su negocio, con esto se busca determinar el tipo de mercado al que pertenece y así determinar cuáles son los normas y regulaciones que se establecen según su giro de negocio.

Una herramienta importante y que puede funcionar de guía para consultas y búsqueda de información recientes es el MEIC, por lo que visitar el sitio web del MEIC e informarse de las normativas establecidas para las PYMES, puede visitar este enlace.

Por otra parte, el MEIC en conjunto con el INA, crearon el programa PYMES Costa Rica, el cual cuenta con un sitio exclusivo para PYMES, donde también pueden encontrar información sobre las normativas establecidas para las PYMES; y las cuales son parte del marco jurídico establecido para el país.

Posteriormente hacer una evaluación de mi empresa, definir cuáles son los puntos débiles, priorizar aquellos que me representen más vulnerabilidad para mi empresa, y establecer aquellos que son regulatorios es de vital importancia para iniciar con un programa de Compliance. 

Habiendo hecho este análisis, el siguiente paso será iniciar a construir ese programa de Compliance que lleve fortalecer mi organización y cumplir con la normativa legislativa del país.

Por supuesto que no estamos diciendo que este paso será fácil y que hay un solo camino para lograrlo; lo que establecemos es la importancia de dar ese primer paso y mantenerse firmes en la búsqueda de esa mejora.

Las siguientes son siente (7) leyes que toda PYME debería tomar en cuenta:

  1. Código de Trabajo Ley N° 2
  2. Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social CCSS
  3. Reglamento para la obtención, uso y aplicación del sello PYME Nº 38254-MEIC
  4. Código de Normas y Procedimientos Tributarios (Código Tributario) N° 4755
  5. Ley del Impuesto sobre la Renta N° 7092
  6. Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 8839
  7. Reglamento General para el Otorgamiento de Permisos de Funcionamiento del Ministerio de Salud Nº  34728-S
  8. Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales Nº 8968

Existen herramientas que nos pueden ayudar a implementar un programa de Compliance gradualmente, para así no vernos en medio de un proceso largo y con un alto costo inicia y que quizás no estamos en la capacidad de cubrir.  Para conocer mejor como podríamos realizar este proceso de forma gradual, les dejo de referencia un artículo que anteriormente publiqué: Implementación de Compliance con Metodologías Ágiles; donde se muestra uno de los múltiples caminos que existen a seguir en la implementación de un Programa de Compliance en la organización.

De igual forma, existe la alternativa de buscar ayuda y acompañamiento en el proceso de la generación de un Programa de Compliance para su empresa; de esta forma podrá aprender de otras empresas que ya han pasado por este proceso; logrando así, que éste no se convierta en una traba u obstáculo para alcanzar su objetivo.  Para esto podemos consultar con especialistas en temas de Compliance o Cumplimiento Normativo, así como buscar acompañamiento de empresas que se especialicen en el desarrollo e implementación de Programas de Compliance que se ajusten a los requerimientos de su empresa. 

Existen además organizaciones como la World Compliance Association que están constantemente generando contenido respecto a temas de Compliance; lo invitamos a conocer más de la World Compliance Association en el Capítulo Costa Rica al correo electrónico: costarica@worldcomplianceassociation.com, asimismo, en Artifact Tech apoyamos a las organizaciones a cumplir con sus programas de Compliance por medio de herramientas tecnológicas como SNAP COMPLIANCE y las cuales son un medio para agilizar las implementaciones de los programas de Compliance.

Reflexión

Para finalizar, sabemos que estos temas al inicio pueden generar muchas más preguntas que respuestas, quizás ahora tenga más dudas de las que antes de iniciar a leer el artículo; pero lo que buscábamos con este texto es introducirlo en mundo del Compliance y mostrarle la importancia de tener identificados todos los marcos regulatorios que le aplican a su organización, debemos ver este tipo de gestión como una ventaja competitiva para su organización y no como una montaña de controles o políticas sin sentido.

Si desea saber más de los beneficios que puede generar el Compliance para su organización, lo invito a consultar el artículo sobre los Compliance como Ventaja Competitiva.

Queda en sus manos, respecto a la información brindada, tomar la decisión de dar el siguiente paso en este proceso de madurez empresarial.

 

Fuentes de Información